OWS-Veghel is als vereniging verplicht om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven. Foto’s waarop personen staan worden als persoonsgegevens beschouwd. Dit betekent dat OWS-Veghel deze gegevens niet zomaar mag verwerken, daarvoor moet een grondslag voor zijn. Voor duidelijk herkenbare foto’s (1 tot enkele personen) is toestemming de grondslag. OWS-Veghel heeft daarom aan haar leden/deelnemers gevraagd of zij foto’s die van hen zijn gemaakt tijdens (duik)activiteiten van OWS-Veghel, mag gebruiken voor eigen promotionele doeleinden. Dit betekent dat OWS-Veghel, voordat zij een foto plaatst waarop een persoon duidelijk herkenbaar staat, moet vaststellen of deze toestemming heeft gegeven. Voor overzichtsfoto’s van een activiteit (bijv. een foto van het hele zwembad) is de grondslag het gerechtvaardigd belang van de verening. Het belang van OWS-Veghel om een activiteit extern te promoten gaat dan boven een eventuele inbreuk van de privacy van één van de leden/deelnemers op die overzichtsfoto.
Website/krantenberichten
Voor het plaatsen van foto’s waarop een persoon duidelijk herkenbaar is op de website www.ows-veghel.nl of in een krant is de commissie Communicatie van OWS-Veghel verantwoordelijk. Zij controleert of degene die op de foto die geplaatst gaat worden toestemming heeft gegeven. Voor overzichtsfoto’s van een activiteit is de noodzaak van toepassing van alle leden niet van toepassing.
Social Media
Voor het plaatsen van foto’s op social media (bijv. Facebook) namens OWS-Veghel zijn de leden die de activiteit organiseren hiervoor verantwoordelijk. Zij nemen contact op met de commissie Communicatie over welke leden/deelnemers wel/geen toestemming hebben gegeven. Alleen de leden die de activiteit organiseren plaatsen foto’s van de activiteit namens OWS-Veghel. Ook hier geldt dat voor overzichtsfoto’s van een activiteit de noodzaak van toestemming van alle leden/deelnmers niet van toepassing
Dit laat onverlet dat andere leden van OWS-Veghel foto’s met leden/deelnmers van een door OWS-Veghel georganiseerde activiteit op de Facebookpagina van OWS-Veghel plaatsen. Zij doen dit, zoals de AVG verwoord, voor ‘huiselijk gebruik’ waardoor de AVG niet van toepassing en dus toestemming vragen niet noodzakelijk is. Het is die gevallen uiteraard wel netjes om even te vragen of iemand bezwaar heeft tegen het plaatsen van zijn/haar foto op bijvoorbeeld Facebook maar verplicht is het niet.